La majorité des entreprises a déjà ou devra un jour faire face à un client récalcitrant à payer. Que faire lorsque l’on est confronté à un retard de paiement ? Comment gérer correctement les impayés ? Comment s’adresser à son client ? Que faire s’il ignore les relances ? Peut-on éviter les problèmes d’impayés ? Voici nos conseils pour gérer au mieux cette situation délicate.
Impayés, retard de paiement : Comment gérer les impayés ?
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Modifié le 03/12/22 à 15:07
Gestion des impayés : les procédures en étapes
Vous êtes une entreprise ou un indépendant et l'un de vos clients se montre réfractaire au règlement d'une facture ?
La gestion des impayés doit se traiter de façon stratégique et progressive. Il est important de commencer par tenter de régler les choses à l'amiable en se montrant conciliant.
Parfois, un retard de paiement n'est dû qu'à un simple oubli ou à un processus de validation des factures trop lent.
Pour régler correctement vos problèmes d'impayés et obtenir les meilleures chances de récupérer votre argent, voici comment procéder dans l'ordre :
Etape 1 : la conciliation
Il s'agit de la première chose à faire lorsqu'un retard de paiement est constaté et qui suffit généralement à régler le problème.
Le rappel conciliant consiste à contacter son client par téléphone ou par e-mail en lui rappelant simplement la date d'échéance du paiement pour la facture en attente.
Etape 2 : le courrier de relance
Dans le cas où l'étape de la conciliation ne donne aucun résultat, il faut passer à la lettre de relance.
Nous vous proposons un modèle de lettre de réclamation pour retard de paiement dans le prochain paragraphe afin de vous faire gagner du temps dans vos démarches.
La lettre de relance peut être renouvelée plusieurs fois.
Etape 3 : la mise en demeure
Lorsque les relances successives n'aboutissent à aucune régularisation de paiement de la part du client, arrive l'étape de la mise en demeure.
La mise en demeure est la dernière étape amiable avant le recours à la voie judiciaire.
Elle prend la forme d'un courrier formel (postal ou électronique) dans lequel vous informez votre client que, sans régularisation de sa part dans un délai défini, une procédure judiciaire sera enclenchée.
Etape 4 : la procédure judiciaire
Il s'agit du dernier recours pour recouvrer le paiement qui vous est dû.
L'action judiciaire ne doit entrer en jeu qu'en cas d'échecs successifs de la conciliation, des lettres de relance et de la mise en demeure.
A ce stade, vous pouvez opter pour une procédure d'injonction à payer ou encore une procédure simplifiée pour les créances inférieures à 4000 euros.
Que mettre dans votre courrier de relance pour impayé ?
Vous vous demandez quoi écrire dans votre lettre de relance pour défaut de paiement ?
Le courrier de relance doit avertir votre client de son retard et proposer un nouveau délai de paiement, auquel peuvent être appliquées des indemnités de retard.
Nous vous conseillons toutefois de ne pas évoquer d'indemnités de retard avant la deuxième lettre de relance.
Pour vous aider, n'hésitez pas à utiliser notre modèle gratuit de lettre de relance pour impayé :
« Lettre recommandée avec accusé de réception
[Nom de l'entreprise
SIRET
Adresse complète]
[Nom du client
Adresse complète]
A « ville », le ../../....
Objet : Relance n° 1 : facture n° « xxxxxxx » en attente de règlement
Madame, Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, à ce jour, le règlement de la facture n° « xxxx » du …./…./…… d’un montant de ….. euros ne nous est pas parvenu.
L’échéance de cette facture étant dépassée, nous nous inquiétons du fait qu’un problème ait pu retarder votre paiement. Si tel était le cas, n’hésitez pas à nous contacter.
Dans le cas où il s'agirait d'un simple oubli de votre part, nous vous prions de bien vouloir procéder à la régularisation de cette facture avant le …/.../......
Nous vous adressons à toutes fins utiles et en accompagnement de cette lettre une copie de la facture en question.
Si jamais votre paiement nous parvenait avant réception de ce courrier, nous vous demandons de ne pas tenir compte de cette lettre de relance.
Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire et vous remercions par avance pour votre considération.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos meilleurs sentiments.
Signature »
En quoi consiste la procédure judiciaire pour défaut de paiement ?
La mise en demeure est l'amorce à la procédure judiciaire.
Elle constitue donc la dernière solution à l'amiable, tout en témoignant déjà d'une communication difficile entre créancier et débiteur.
Les intérêts de retard ainsi que les dommages et intérêts éventuellement appliqués par une action judiciaire seront comptabilisés à partir de la réception de cette mise en demeure.
Le mauvais payeur ne donne aucune suite à vos relances, refuse toute négociation et n'a pas réagi à la mise en demeure ? La procédure judiciaire est à ce stade la seule solution.
Le plus souvent, les entreprises se lancent dans une procédure d'injonction de payer en faisant appel au président du tribunal de commerce dont dépend le débiteur.
Il faudra pour cela réunir plusieurs pièces justificatives dont :
- le bon de commande signé par le client mauvais payeur ;
- la facture correspondante ;
- les copies des lettres de relance et leurs accusés de réception ;
- la copie de la mise en demeure et son accusé de réception.
Vous devez accompagner ces documents d'un courrier expliquant l'ensemble des démarches effectuées depuis le constat du retard de paiement.
Adressez alors le dossier complet au greffe du tribunal de commerce en indiquant votre souhait de voir votre débiteur condamné à vos dépens.
Dans un délai variable, le tribunal de commerce émettra une ordonnance à faire signifier par un huissier dans les 6 mois qui suivent.
Sans opposition de la part du débiteur dans un délai d'un mois, le tribunal de commerce émettra alors un Ordre Exécutoire donnant pouvoir à l’huissier d’aller saisir le client (d'un montant total correspondant à la somme de votre facture, des intérêts calculés, des frais accordés par le tribunal et de tous les frais d'huissier avancés depuis le début de la procédure).
Si le client décidait de faire opposition à l'ordonnance émise par le tribunal de commerce, il vous faudra la contester devant le juge, participer à une audience puis à un jugement, à l'issue duquel le juge pourra demander à l'huissier d'exécuter la saisie des comptes du débiteur.
Depuis 2016 et pour les créances inférieures à 4000 euros, il est possible de faire appel à une alternative simplifiée à l'injonction de payer.
Il s'agira dans ce cas de saisir directement un huissier de justice sans avoir à s'adresser préalablement au tribunal de commerce
A noter également que si vous souhaitez vous épargner ces démarches et éviter le recours judiciaire, vous pouvez aussi choisir de faire appel à une société de recouvrement dès le constat du retard de paiement, qui se chargera pour vous de récupérer votre dû moyennant un pourcentage sur la somme récupérée auprès du débiteur.
Comment prévenir les impayés ?
Gérer les impayés peut être fastidieux et chronophage, tout en mettant à mal vos finances. Il est donc important de s'en prémunir autant que possible.
Pour cela, vous pouvez prendre certaines précautions avant d'accorder un crédit à un nouveau client.
Il est par exemple nécessaire de vérifier la solvabilité de tout nouveau client avant de lui accorder sa confiance.
Le site Infogreffe vous permet par exemple d'avoir accès à diverses informations sur les entreprises dont leur capitalisation, l'évolution de leur chiffre d'affaire et le taux de leurs bénéfices.
De la même façon que procéderait un banquier, vous pouvez aussi demander à tout nouveau client ses bilans et comptes de résultats des 5 dernières années, ainsi que ses plans de financement et de trésoreries prévisionnels avant toute signature de contrat.
Pensez également à mentionner dans vos contrats et dans vos conditions générales de vente les délais de paiement, le montant des pénalités de retard et tout autre détail qui vous permettra de récupérer plus facilement votre dû en cas de litige.