1er conseil : Utilisez des phrases courtes
Vos phrases devront faire moins de 3 lignes et moins de 20 mots. C'est une condition importante de la lisibilité de votre propos.
Lorsque vos phrases dépassent trois lignes, essayez de les scinder en deux. De plus, vérifiez que les deux nouvelles phrases sont toujours correctes et compréhensibles (présence d'un sujet et d'un verbe notamment).
2ème conseil : Construisez des paragraphes homogènes dans leur contenu
Ils doivent véhiculer des idées complémentaires, proches dans leur sens et faire partie d'un même argumentaire. Vos paragraphes n'excèderont pas trois ou quatre phrases courtes. Vos lettres de motivation comprendront entre quatre et six paragraphes. Laissez au moins une ligne blanche entre chaque paragraphe afin d'aérer votre texte.
3ème conseil : Choisissez des mots et des expressions simples
La qualité littéraire d'un écrit ne se mesure pas à la rareté ou à la complexité des mots utilisés. Au contraire, chaque lecteur appréciera la qualité de votre lettre à la facilité et au caractère agréable de sa lecture.
Votre lettre d'accompagnement doit donc être le contraire d'un article scientifique. Votre lecteur ne doit surtout pas aller chercher dans un dictionnaire le sens des mots que vous utilisez !
4ème conseil : Ponctuez correctement votre lettre de motivation
La ponctuation est un élément clé de l'expression écrite. Une mauvaise ponctuation peut complétement déformer le sens d'une phrase, rendre sa lecture moins fluide, voire impossible.
Le rôle de la ponctuation est le même à l'écrit que lorsque vous vous exprimez à l'oral. Si lorsque vous parlez, vous vous exprimiez de manière monocorde, outre le fait que ce serait désagréable pour vos auditeurs, cela nuirait beaucoup à la compréhension de votre propos.
Dans vos lettres de motivation, il faut aussi faire varier l'intonation de la voix intérieure du lecteur, lui faire marquer des pauses ou des arrêts lui donner le rythme de la lecture.
5ème conseil : Evitez les fautes d'orthographe
Attention, ce point peut être éliminatoire. Ce sera le cas pour tous les postes où les qualités rédactionnelles sont importantes et également si vous tombez sur un lecteur qui ne supporte pas les fautes d'orthographe !
Pour éviter les fautes, respectez les deux conseils de bons sens qui suivent :
- utilisez le correcteur orthographique de votre traitement de texte pour enlever les fautes les plus simples. Méfiez-vous toutefois des correcteurs orthographiques, s'ils peuvent enlever les fautes d'orthographe les plus courantes, ils peuvent faire des erreurs et sont très peu performants pour les corrections grammaticales et la conjugaison.
- relisez-vous et faites-vous relire.
6ème conseil : Privilégiez l'expression à la première personne du singulier
Le « je » donne un style direct et dynamique qui convient parfaitement à ce type de courrier. N'utilisez pas le « on » ou le « nous » qui va diluer les responsabilités lorsque vous parlerez de vos réalisations, ou qui donnera un sentiment d'imprécision ou de généralité.
7ème conseil : Exprimez-vous de préférence au présent de l'indicatif
Chaque fois que c'est possible bien entendu! En tout état de cause, évitez le passé simple qui donne certes un côté littéraire à votre œuvre, mais qui donne également un côté précieux qui ne convient pas à ce type de courrier.
8ème conseil : Faites attention au recours aux parenthèses
Utilisé pour insérer des illustrations ou des exemples, l'ajout d'informations entre parenthèses complique la lecture et peut faire perdre le sens de la phrase aux lecteurs (notamment lorsque les insertions entre parenthèses sont trop longues).
9ème conseil : Méfiez vous des « et » !
Les conjonctions de coordinations (mais, ou, et, donc, or, ni, car) ont, bien entendu, une fonction grammaticale. Comme leur nom l'indique, elles servent à coordonner les différentes propositions de la phrase. Mais elles vous conduisent également, en particulier les « et », à allonger vos phrases, au détriment de la première règle. Elles peuvent souvent être remplacées par des points sous réserve de restructurer vos phrases.
10ème conseil : Evitez de trop nombreuses énumérations
Utilisées à bon escient, une ou deux énumérations bien placées vont renforcer la force de votre lettre de motivation, de votre propos, de vos arguments. Utilisées de manière trop intensives, elles vont rendre la lecture, lourde, pénible, chargée. Par ailleurs, au-delà de trois propositions, votre phrase perdra de son équilibre.
11ème conseil : Organisez vos phrases logiquement
Revenez aux basiques de l'école primaire : sujet + verbe + complément. Evitez les inversions, déplacements et autres permutations à l'intérieur de la même phrase. Si vous utilisez ce type de « manipulation grammaticale », vérifiez toujours que le sens de la phrase est bien celui que vous souhaitez, que la proposition que vous mettez ainsi en valeur est bien la bonne.
12ème conseil : N'abusez pas du jargon professionnel
Vos lecteurs ne seront pas tous « du métier » (certains feront très probablement partie de la fonction ressources humaines). Pourtant, tous doivent comprendre l'intégralité de votre courrier.
Ce qui peut passer facilement au cours d'un entretien, où des explications complémentaires sont possibles, où votre interlocuteur vous donnera des signes de sa compréhension, va passer beaucoup moins bien à l'écrit.
On n'écrit pas comme on parle !
13ème conseil : Evitez les abréviations
Dans le même esprit que le point précédent, les abréviations sont également à éviter chaque fois que c'est possible, que ce soit dans la lettre de motivation ou dans le CV.
14ème conseil : Evitez les anglicismes
Les recruteurs ne sont pas tous d'ardents défenseurs de la francophonie. Pour autant, et sauf si le mot n'existe pas en français ou si l'expression est moins belle, préférez la langue de Molière à celle de Bill Gates !
En effet, si cela peut faire « in » de ponctuer vos lettres de motivation de mots anglais, cela alourdit également beaucoup la lecture.
15ème conseil : Bannissez les mots qui génèrent flou et imprécisions
Pour être convaincant, il doit se dégager de votre écrit un sentiment de fiabilité et d'exactitude. Pour cela vous éviterez tout ce qui va aller à l'encontre de cette impression. Vous bannirez donc les mots : « divers », « diverses », « différentes », « nombreuses », « variées », « quelquefois », « parfois », etc., qui vont renforcer ce sentiment.
16ème conseil : Evitez le « délayage »
Il vaut mieux être trop court que trop long. Votre courrier doit tenir en une seule page. Mais cette page doit avoir du contenu et ne pas être seulement du vent. En délayant, vous perdez une place utile pour de vrais et convaincants arguments.
17ème conseil : Limitez les répétitions qui alourdissent le style
Si vous constatez que vous utilisez un mot trop fréquemment (plus de trois fois dans une même lettre c'est trop !), testez le remplacement de ce mot par des synonymes.
18ème conseil : Ne soyez pas NEGATIF !
Enlevez de votre lettre de motivation tous les mots et les expressions aux connotations négatives : « licenciement », « chômage », « maladie », « difficile », « mort », « désespoir », « triste », « accident »... la liste pourrait être longue.
Souvent de manière tout à fait inconsciente vous allez mettre l'accent dans votre courrier sur un point qui vous préoccupe beaucoup au moment de l'écriture de votre courrier.
19ème conseil : Au contraire, soyez POSITIF !
Pour renforcer cette conviction, il doit se dégager de votre lettre de motivation ou de votre e-mail, une impression positive, dynamique. Tous les mots qui vont aller dans ce sens pourront être mobilisés : « motivé », « énergie », « séduit », « audace », « innovation », « réussie », « développé », « force », « performance », « dynamique », « autonome »... Là aussi, la liste pourrait être très longue, mais elle n'a pas le même impact sur le lecteur !
20ème conseil : Evitez les généralités et autres envolées lyriques
Les généralités vont apporter de l'imprécision. Par ailleurs, elles donnent au propos un ton « sentencieux ». Les lecteurs n'ont pas envie de recevoir une leçon, qu'elle soit ou non magistrale, ils ont envie d'être convaincus. Ne soyez donc pas « pompeux ».
