Depuis le 1er octobre 2019, les règles en matière de factures ont évolué. De nouvelles mentions obligatoires doivent être ajoutées à ce document. Pour être certain d’établir une facture en bonne et due forme, il faut donc se pencher sur ces éléments. Voici comment réaliser une facture complète et conforme à la réglementation.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
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Modifié le 03/12/22 à 15:57
Un élément juridique de preuve
Compte tenu de sa valeur juridique, au-delà du détail des biens et services proposés, le code du commerce fixe des règles précises.
Ce justificatif comptable doit, selon l’article L441-9 du Code du Commerce, posséder les mentions obligatoires suivantes.
La date de facture
Pour qu’elle soit valide, la facture doit toujours comporter la date d’émission. Veillez donc à ce qu’elle soit bien présente et clairement identifiable.
Le numéro de facture
Chaque facture doit posséder un numéro unique d’identification. La numérotation doit être chronologique.
Les numéros doivent se suivre sans qu’un oubli ne se présente. Un préfixe peut être décidé pour chaque année afin de faciliter le classement.
La date de la vente
Que ce soit pour des produits ou des services, la facture doit mentionner la date à laquelle la vente ou la livraison ont été effectuée.
Différente de la date d’émission de la facture, elle offre une information supplémentaire.
L’identité du vendeur ou du prestataire de services
La dénomination sociale de l’entreprise ou l’identification du professionnel qui émet la facture font par des mentions obligatoires sur chaque facture.
Ensuite, le numéro Siren ou le Siret doivent être ajoutés ainsi que le code NAF de l’activité.
Le numéro d’immatriculation au RCS ou au répertoire des métiers pour les artisans ainsi que la ville dans laquelle cette immatriculation a été réalisée complètent cette facture.
L’identité du client
Lorsque le client est un professionnel, la dénomination sociale de l’acheteur fait partie des mentions obligatoires.
Lorsqu’il s’agit d’un particulier, il faudra ajouter le nom et le prénom sur ce document.
L’adresse de ce client devra être mentionnée, de même que l’adresse de facturation si elle est différente et l’adresse de livraison.
Le numéro du bon de commande
Lorsque ce document a été réalisé au préalable, sa référence doit être reportée sur la facture.
De cette façon, le client a l’assurance que la facture correspond à ses attentes.
Le numéro de TVA intracommunautaire
Le vendeur doit obligatoirement faire figurer son numéro d’identification à la TVA sur ses factures.
Celui du client professionnel doit être ajouté lorsqu’il est assujetti à la TVA. Toutefois, ces indications ne sont pas obligatoires lorsque la facture est inférieure à 150 euros.
Lorsque le vendeur n’est pas assujetti à la TVA ou qu’il bénéficie de réduction spéciale, une mention doit être ajoutée à sa facture.
Le montant de l’indemnité forfaitaire fait partie des éléments à ajouter pour une complète transparence.
Le total de la facture
Parmi les mentions obligatoires sur sa facture, le montant HT doit apparaître. Une fois que le taux de TVA aura été ajouté, le montant TTC pourra être ajouté.
Il s’agit de la somme à payer par le client.
Les modalités de paiement
Toute facture doit clairement indiquer la date de paiement, le délai octroyé et les pénalités qui seront appliquées sur la facture si elle n’est pas payée dans les temps.
Ces mentions obligatoires vous protègent également contre les impayés.
La désignation des produits
Pour que la facture soit suffisamment explicite, elle doit comporter la nature, la marque et la référence des produits.
En ce qui concerne les prestations, il faudra préciser les matériaux et la main d’œuvre.
Pour chaque élément, le vendeur doit ajouter la quantité, le prix unitaire HT et TTC. Les remises et réductions sont à préciser car ils vont réduire le montant de la facture.
Les premiers changements au 1er janvier 2013
A cette date, la facture évolue pour faire apparaître des mentions obligatoires supplémentaires.
En effet, le code du commerce estime que les éléments suivants sont essentiels :
- Le montant de l’indemnité forfaitaire prévue lorsque des frais de recouvrement sont engagés. Pour tout retard de paiement, l’article 121-II de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 et le décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012 prévoient une indemnité de 40 euros.
- Le numéro d’immatriculation auprès du greffe, le siège social et le statut juridique font partie des points sur lesquels insistent les articles R123-237 et 238.
Les mentions supplémentaires au 1er octobre 2019
Depuis cette date, de nouvelles informations sont devenues obligatoires sur les factures.
Pour qu’elles soient conformes à la réglementation en vigueur, il est donc utile d’ajouter :
- L’adresse de facturation lorsqu’elle n’est pas celle du siège social
- Le numéro de bon de commande lorsque ce document a été réalisé en amont
Depuis cette date, le contrôle des factures va également s’intensifier.
Tous les professionnels qui ne les suivent pas à la lettre se verront donc sanctionnés par une amende administrative.
L’objectif est de gagner en transparence sur ces documents à valeur juridique.
Les mentions obligatoires selon son statut
Lorsque l’émetteur de la facture est inscrit au RCS ou possède une micro-entreprise, devis et factures doivent comporter des mentions obligatoires supplémentaires.
L’assurance professionnelle souscrite pour son activité doit alors être mentionnée.
En effet, lorsque l’exercice de l’activité exige ce type d’assurance, les références doivent apparaître sur ce document.
Elles sont à accompagner des coordonnées de l’assureur et de la zone géographique pour laquelle les garanties s’appliquent.
La bonne forme pour ses factures
Au-delà des mentions obligatoires, des exigences existent également en ce qui concerne la forme des factures.
Au moment de réaliser sa facture, il faudra donc en tenir compte :
- La facture est obligatoirement réaliser en langue française
- Deux exemplaires sont requis, à savoir un pour le client et un pour le vendeur
Lorsque la facture est réalisée dans devise étrangère et dans une langue étrangère, certaines règles sont à connaître.
La facture peut tout à fait être réalisée dans une devise étrangère, à condition qu’elle soit reconnue dans le monde entier.
Par contre, la comptabilité de l’entreprise devra être effectuée en euros.
